In een vorige editie van mijn blog heb ik al veel verteld over de voordelen van kanban. Teams werken tegenwoordig veel met Jira en andere backlog systemen om te scrummen. Helaas wordt de kracht van kanban nooit gehaald met deze tools. Om teams het inzicht te geven wat een goed kanban systeem kan bieden is deze kanban oefening de oplossing. In een serie blogs zal ik de oefening toelichten. We beginnen met de benodigdheden en de voorbereidingen.
Eye opener kanban oefening
Zoals ik al eerder heb vermeld is deze oefening een echte eye-opener. In de vier rondes die worden uitgevoerd zal een deelnemer het inzicht krijgen dat het werk dat tegelijkertijd in uitvoering is (work in progress) gelimiteerd zal moeten worden om focus van het team te behouden. Daarnaast komen er concepten als time-to-market, push and pull en WIP-limit (work in progress) terug in deze oefening. Het zal teams na deze oefening doen beseffen dat eenvoudige jira boards, waar alles door elkaar staat en geen overzicht biedt, niet afdoende zijn om duidelijkheid en rust in het werk te krijgen.
Benodigdheden kanban oefening
De kanban oefening kan het beste met 6 tot 8 mensen worden uitgevoerd. De oefening bestaat uit een introductie en 4 rondes en zal ongeveer een uur in beslag nemen. Het meest belangrijke onderdeel is een tafel waar 5 tot 6 mensen goed kunnen zitten en waar computers en andere voorwerpen even aan de kant geschoven zijn. Voldoende werkruimte voor de deelnemers is cruciaal. Voor de oefening zijn de volgende middelen nodig:
- Stiften (voor het aantal deelnemers)
- 20 Pokerchips of andere munten
- 40 kaarten van ongeveer 10 bij 10 centimeter
- Twee smartphones met een stopwatch functie
- 6 kaarten in A4 formaat van een kleur (oranje)
- 6 kaarten in A4 formaat van een andere kleur (blauw)
- Flipover of een whiteboard
Bij de boekhandel worden goede kaarten verkocht met lijntjes die ongeveer 10 bij 10 centimeter zijn.
Opstelling kanban oefening
Voordat de oefening gestart kan worden is het goed om uit te leggen wat kanban betekend en waar het voor wordt gebruikt. In mijn vorige blog over kanban wordt dit mooi samengevat. Van de 8 deelnemers zijn er twee die de tijd bijhouden en 6 die handelingen uitvoeren. Bij minder deelnemers kun je als facilitator de tijd bijhouden. Het is belangrijk dan deelnemers die handelingen uitvoeren goed bij elkaar zitten in een halve circel. Dit kan bijvoorbeeld om de kop van een bureau. De uiterste deelnemers krijgen voor iedere ronde 20 munten en het andere uiteinde 10 kaarten. Het whiteboard bevat een tabel waarin tijden kunnen worden bijgehouden per ronde. Per ronde wordt bijgehouden wat de tijden zijn voor de eerste en laatste munt en kaart. Als het goed is ziet de opzet eruit als onderstaande schets. In de volgende blog zal ik toelichten wat het proces is dat de deelnemers uitvoeren. Ik hoop dat de toelichting tot nu toe duidelijk is. Hebben jullie al vragen?
